Reviewen en monitoren

Monitor de transacties en houdt de gegevens van de cliënt actueel

Wat is de risicoclassificatie en het reviewen?

Sinds de komst van de vierde anti-witwasrichtlijn, zijn instellingen verplicht een risicobeleid te hebben. Met behulp van een risicobeleid maakt u een inschatting van de risico’s en wijst u de cliënt een risicoclassificatie toe.

Periodiek dient u te reviewen of uw client nog steeds past binnen de toegewezen risicoclassificatie. Immers kunnen de omstandigheden van uw cliënt wijzigen waardoor ook de risico’s kunnen wijzigen. De Wwft geeft u de ruimte om zelf te beslissen hoe vaak cliënten uit een bepaalde risicoclassificatie gereviewd moeten worden.

Hoe hoger het risico dat een cliënt met zich brengt, hoe vaker u de cliënt dient te reviewen. Immers wilt u weten of cliënt nog voldoet aan de toegewezen risicoclassificatie. Zijn er signalen van witwassen of terrorismefinanciering, dan maakt u melding bij de FIU.

Client/UBO is een PEP geworden. Wat moet ik nu doen?

Het kan voorkomen dat de cliënt of UBO gedurende de zakelijke relatie een politiek prominent persoon (PEP) wordt of een politiek prominent persoon (PEP) blijkt te zijn. U bent wettelijk verplicht, vanaf dat moment, een verscherpt cliëntenonderzoek toe te passen. Dit verscherpte onderzoek is van toepassing op de PEP, de familieleden van de PEP en naaste geassocieerden. Dat betekent ook dat u de betreffende cliënt vanaf dat moment vaker dient te reviewen.

Een Wwft-instelling dient ook de uit het verscherpte cliëntenonderzoek verkregen gegevens, actueel te houden

– Algemene leidraad Wwft (2020), Ministerie van Financiën

Client/UBO is PEP af. Wat moet ik nu doen?

Mogelijk komt u tijdens een reviewmoment erachter dat een persoon geen PEP meer is. In dat geval dient u de maatregelen van een verscherpt cliëntenonderzoek nog minstens 12 maanden aan te houden. Deze 12 maanden gaan in na het constateren dat de persoon geen PEP meer is.

Zijn deze 12 maanden voorbij dan wordt de risicoclassificatie van de cliënt, niet automatisch teruggezet naar normaal of laag. De risicoclassificatie blijft aanhouden zolang uw cliënt dezelfde risico’s met zich meebrengt als een PEP. Let hierbij op de functie van uw cliënt of de mate van invloed die uw cliënt kan uitoefenen.

Indien de cliënt of de uiteindelijk belanghebbende niet langer een prominente publieke functie bekleedt, past de instelling passende risicogebaseerde maatregelen zo lang als nodig, doch ten minste gedurende 12 maanden toe, totdat deze persoon niet langer het hoger risico met zich brengt dat hoort bij politiek prominente personen.

– Artikel 8, lid 7, Wwft

Wat is monitoring volgens de Wwft?

Naast de periodieke review dient u ook de verrichte transacties te monitoren. Het monitoren van transacties is een cruciaal onderdeel in het vaststellen van ongebruikelijke transacties.



Monitoren van transacties

Er dient voortdurend controle plaats te vinden op het rekeninggebruik, de transacties en de overige activiteiten van de cliënt. De verrichte transacties en bedrijfsactiviteiten van de cliënt dienen vergeleken te worden met de aard van de cliënt. Zodoende moet vastgesteld worden of de transacties en de bedrijfsactiviteiten passen bij de aard. Monitoring heeft nog een doel. Middels monitoring kan worden vastgesteld of een transactie ongebruikelijk is.



Automatische monitoring

Softwaresystemen kunnen worden ingezet om transacties te monitoren. De instelling geeft binnen het softwaresysteem aan waar op gelet moet worden en de software voert het uit. Het softwaresysteem kan bijvoorbeeld letten op: hoge bedragen, overschrijvingen naar buitenlandse rekeningen, contante transacties, transactievolume etc. Voldoet een transactie aan één van die kenmerken, dan toont het systeem de transactie(s) aan de verantwoordelijke medewerker. Er wordt dan besloten of er een melding ingediend moet worden bij de FIU-NL.