Identificeren op afstand en voldoen aan de WWft
Identificatie en verificatie
Elke client zal geïdentificeerd moeten worden. De Wwft geeft niet aan hoe een client geïdentificeerd moet worden. Een Wwft-plichtige instelling mag zelf beslissen hoe ze dit willen doen. Ze kunnen ervoor kiezen om de client een (web)formulier te laten invullen. De client vult dan zijn of haar persoonsgegevens in.
Om de identiteit te kunnen verifiëren, dient u gebruik te maken van documenten, gegevens of inlichtingen. De informatie dient te komen uit een betrouwbare en onafhankelijke bron.
- Paspoort;
- Identiteitskaart;
- Rijbewijs;
- Reisdocument;
- Vreemdelingendocument.
Identificeren met digitale middelen
Door de opkomst van digitale middelen is het niet altijd nodig om uw cliënt in persoon te ontmoeten. Videobellen via skype, zoom en teams kan een goed alternatief zijn om kennis te maken met uw cliënten. Nu met corona en de bijbehorende maatregelen is identificeren op afstand voor veel kantoren de norm. Voor de Wwft is dit echter niet altijd wenselijk. Immers stelt de Wwft vast dat wanneer de identificatie niet in persoon kan plaatsvinden, dat het potentieel risico op witwassen of terrorismefinanciering hoger is. Ondanks dat u gebruik maakt van “betrouwbare” digitale middelen, blijft het risico hoog. Echter kunt u aanvullende maatregelen nemen om het risico te mitigeren.
Aanvullende maatregelen voor identificeren en verifiëren van de identiteit
U mag geen kopie identiteit ontvangen van uw client. Echter is het ontvangen van een gewaarmerkt kopie wel toegestaan. Het waarmerken van een identiteitsbewijs kan bij een notaris of een gemeente.
De identiteit kan worden geverifieerd door middel van een IBAN-naam check. Hierbij maakt de client € 0,01 over via zijn of haar bank. Er vindt dan een controle plaats of de naam van de client past bij de IBAN.
Bezoek ontvangen op kantoor kan erg lastig zijn en daarom worden kantoren creatief met het identificeren en verifiëren. Sommige kantoren maken bijvoorbeeld een printscreen van een zoomgesprek waarin de client zijn paspoort toont.
Is de identificatie en verificatie al uitgevoerd door een Wwft-plichtige instelling, dan kan dit worden overgenomen. Wanneer u dit doet, dient u wel te controleren of de identificatie en verificatie goed is uitgevoerd. U blijft immers zelf verantwoordelijk.
Ook zijn er tools die met NFC een paspoort kunnen scannen. In combinatie met een selfie kan de client worden geïdentificeerd en de identiteit kan worden geverifieerd. Dit is mogelijk met iDEN. Deze dienst is ontwikkeld door banken.
Risicogebaseerde aanpak van de Wwft
De identificatie en verificatie moet plaatsvinden. Echter kunt u gebruik maken van de risicogebaseerde aanpak van de Wwft om precies genoeg te doen om de client te identificeren en de identiteit te verifiëren. U kunt bijvoorbeeld één van bovenstaande maatregelen gebruiken of een combinatie van de maatregelen.
Houdt u wel altijd in uw achterhoofd dat als een client niet fysiek aanwezig kan zijn voor identificatie, dan is er sprake van een verhoogd risico. Dus neem altijd aanvullende maatregelen.