Google en cliëntenonderzoeken

Google is niet meer weg te denken uit ons leven. We gebruiken Google voor al onze vragen en uitdagingen. Het klinkt daarom ook logisch dat u Google gebruikt om een cliëntenonderzoek te verrichten. Maar is dit wel zo verstandig? Graag legt Customer Diligence u uit waarom het gebruik van Google niet handig is en in sommige gevallen niet voldoende is om Wwft (wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme) compliant te zijn.

Screenen van de uiteindelijk belanghebbende

De Wwft verplicht u, voordat u een zakenrelatie aangaat, om een cliëntenonderzoek uit te voeren. Eén van de onderdelen van het cliëntenonderzoek is het screenen van de UBO(‘s) (uiteindelijk belanghebbende). Middels deze screening moet duidelijk worden of er risico’s zijn waar u rekening mee dient te houden.

Het uitvoeringsbesluit Wwft 2018 geeft aan dat u het volgende dient te onderzoeken van de UBO(‘s):

• Politiek prominent persoon (PEP)-status;
• Vermeldingen op sanctielijsten;
• Vermeldingen op terrorismelijsten.

Is de cliënt een PEP, dan dient u ook gerelateerde personen te screenen. Gerelateerde personen zijn: Familieleden en naast geassocieerden. U behandelt deze personen ook als UBO. U voert dezelfde UBO screening uit op de familieleden en/of naast geassocieerden.

Waarom is Google niet of minder geschikt voor de uitvoering van een cliëntenonderzoek

Binnen Google vinden dagelijks biljoenen zoekopdrachten plaats. Een aantal van deze zoekopdrachten worden gebruikt voor CDD-cliëntenonderzoeken. Een zoekopdracht levert een hoop resultaten op maar met één zoekopdracht krijgt u niet alle gerelateerde informatie. Vaak mist u informatie zoals sancties, familieleden en naast geassocieerde. Dit zijn aanvullende zoekopdrachten.

Een cliëntenonderzoek heeft dus meerdere Google zoekopdrachten nodig. Helaas zijn niet alle zoekresultaten relevant voor het cliëntenonderzoek. Dat betekent dat u naast het googelen ook een aantal websites moeten bekijken en lezen. Alleen zo kunt u vaststellen of er meer schuilt achter een naam.

Met een goede CDD-oplossing heeft u maar één zoekopdracht nodig per persoon. Zo ziet u in één oogopslag wat de PEP-status is en de eventuele vermeldingen op sanctielijsten en/of zwarte terrorismelijsten. De CDD-oplossing toont u ook de gerelateerde personen en bedrijven.

Bewijsvoering cliëntenonderzoek

U dient aan te tonen dat u het cliëntenonderzoek heeft uitgevoerd. U moet kunnen aantonen welke zoekopdrachten u heeft gedaan en welke bronnen u heeft geraadpleegd of gelezen. Binnen Google wordt dat niet automatisch opgeslagen. U moet dit dus zelf doen door bijvoorbeeld een screenshot te maken van de zoekresultaten en de webpagina’s die u heeft bekeken. Ook wanneer de zoekresultaten en webpagina’s niet relevant zijn. U wilt aantonen dat u onderzoek heeft gedaan.

Met de juiste CDD-oplossing wordt al het werk dat u binnen de oplossing uitvoert opgeslagen in het dossier van de cliënt. Ook dient u te voldoen aan de bewaarplicht van 60 maanden. Dat betekent dat het dossier op een of andere manier 60 maanden opgeslagen moet blijven. Een CDD-oplossing kan u hierbij helpen.

Sanctielijsten, terrorismelijsten etc.

Sanctielijsten, terrorismelijsten en overige zwart lijsten zijn officiële lijsten met namen die worden gepubliceerd door verschillende autoriteiten (nationaal en internationaal). U kunt via Google niet bij de inhoud van deze lijsten. U bent dan afhankelijk van de media om hier verslag van te doen. Doet de media hier geen verslag van dan zult u geen resultaten vinden.

Een volledige CDD-oplossing heeft toegang tot sanctielijsten, terrorismelijsten en overige zwarte lijsten. De CDD-oplossing controleert met één zoekopdracht of de betreffende persoon of bedrijf wordt vermeld op deze lijsten.

Offline gehaalde artikelen

Artikelen die offline worden gehaald zult u niet vinden op Google. Echter kan deze informatie nog wel van belang zijn voor het cliëntenonderzoek.

Een CDD-oplossing slaat belangrijke informatie op. Zo kunnen offline gehaalde artikelen nog steeds gebruikt worden voor cliëntenonderzoeken.

Google

Google is een uitstekende tool voor het vinden van informatie. Echter is Google niet bedoeld voor de uitvoering van een cliëntenonderzoek. Wilt u Wwft compliant zijn, dan werkt u niet efficiënt wanneer u Google gebruikt voor het screenen van de UBO(’s).